Zapasy, czym są, jak nimi zarządzać

Zapasy to określone w ilości i wartości zasoby dóbr, znajdujące się w danym miejscu, które są w danym momencie niewykorzystywane. Są to więc środki obrotowe, niezbędne do zapewnienia procesów produkcji i dystrybucji. Zarządzanie zapasami jest jest bardzo ważne z punktu widzenia właściwej gospodarki w przedsiębiorstwie.

Metody zarządzania zapasami

1. Metoda ABC

   Dzieli zapasy lub wytwarzane produkty na trzy grupy: kluczowe, mniej ważne i nieważne

2. Metoda XYZ

   Uzupełnia poprzednią. X – to zbiór produktów, na które występuje regularny popyt, Y – to zbiór produktów, na które popyt nie jest stały, występują sezonowe wahania, Z – to zbiór produktów, na które jest tylko okazjonalne zapotrzebowanie.

3. EOQ – model optymalnej wielkości zamówienia

   Jest powszechnie stosowany w przedsiębiorstwach do optymalizacji zapasów.

4. Just in time
5. MRP (Materials Requirements Planning)
6. DRB (Distribution Requirements Planning)

Każda z tych metod ma swoje plusy i minusy, w zależności od branży sprawdza się lepiej lub gorzej. Wyróżnia się różne strategie zarządzania zapasami: ofensywna, defensywna, umiarkowana. Optymalizacja zapasów, właściwe zatowarowanie wpływają na wpływają na wyniki finansowe firmy. Zapasy to kapitał, który chwilowo nie pracuje.

Cele zarządzania zapasami

• obserwacja zapotrzebowania w celu wyeliminowanie nadwyżek oraz braków
• minimalizacje kosztów poprzez analizę kosztów tworzenia i utrzymywania zapasów

Koszty związane z zarządzaniem zapasami

1. Koszty tworzenia zapasów (oprócz dosłownych kosztów fizycznego tworzenia zapasów zawierają koszty procesów związanych z zakupami, np. prowadzenie negocjacji, przygotowanie zamówień)
2. Koszty utrzymywania zapasów (są to inwestycje w zapasy, koszty magazynowania, podatki i ubezpieczenia, związane z zapasami, koszty uszkodzenia, ubytki)
3. Koszty niedoboru zapasów (koszty utraconej sprzedaży, straty związane z przestojem w produkcji)

Każdy z nich dzieli się dodatkowo na koszty stałe i koszty zmienne.

Należy dążyć do optymalnego poziomu zapasów, przy którym realizowana jest obsługa klienta, przy minimalnym koszcie zapasów.

Prognoza popytu

Właściwa prognoza popytu spowoduje, że firma wyprodukuje, dostarczy oraz sprzeda taką ilość usług lub produktów, na jaką jest zapotrzebowanie rynkowe. Stosuje się metody ilościowe oparte na obliczeniach matematycznych i statystycznych lub jakościowe. Popularną metodą jakościową jest testowanie: wypuszcza się na rynek niewielką ilość produktów lub usługi, bada reakcje klientów oraz analizuje sprzedaż. Na podstawie tych danych planowanie sprzedaży będzie właściwsze. Prognoza sprzedaży to określenie spodziewanej wysokości sprzedaży produktów lub usług, jakie oferuje przedsiębiorstwo. Prognoza ta zależy od wielu czynników np. zmieniające się trendy, konkurencja oraz wiele innych.